clock-650753_1920-1024x683

Problem z terminowością w Twoim zespole?

Jest jedna rzecz, której nie toleruję, która doprowadza mnie do wściekłości, której nie umiem wyegzekwować: moi ludzie mają problem z terminowością, staję na głowie, mówię, że tego oczekuję i nic, pokazuję, jak to się przekłada na opóźnienie celów, które mamy do osiągnięcia, i nic – usłyszałam od Klienta. Znasz to?

Poprosiłam Klienta, aby opowiedział mi o swoim zespole.  Dawno nie słyszałam, żeby szef tak dużo wiedział o swoich pracownikach, ich mocnych stronach. To szef z ogromną intuicją, który cele osiąga poprzez ludzi, szuka rozwiązań dobrych dla obu stron (styl ID wg modelu DISC, Strateg w rolach zespołowych TEAMS, za którego decyzjami stoi Uczciwość – zgodnie z badaniem VALUES).

Dlaczego dzieje się tak, że nawet najbardziej przeszkolony, dojrzały manager może mieć problem z terminowością w zespole? Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi, bo to zależy, kogo masz w zespole. Ludzie są różni. Zrobiłam badanie kompetencji tego zespołu i pokazałam klientowi, że większość zespołu to typowy styl „I” (Wpływowy) – osoby optymistyczne, komunikatywne, kreatywne, szukające akceptacji innych, ale dla których skrupulatność czy terminowość to nie jest „sprawa życia i śmierci”. Tak mają, jesteśmy różni. Kiedy wiesz, kogo masz w zespole, dopiero wówczas możesz zastosować strategię szytą na miarę, jak w tym wypadku – uszczegółowienie komunikatów i pomoc w przełożeniu słów na działania:

– zakomunikowanie, co konkretnie oznacza, np. przygotowanie raportu do piątku (bo dla jednych może to być czwartek do k. dnia, dla innych piątek do północy – tak, naprawdę!)

– w przypadku, w którym pracownik przewiduje opóźnienie, ustalenie, do kiedy KONKRETNIE ma poinformować o tym przełożonego, poinformowanie o KONKRETNEJ przyczynie i zaproponowanie KONKRETNEGO rozwiązania przez pracownika

– pozyskanie od pracownika potwierdzenia – usłyszenia jego TAK – że się na to zgadza. W przypadku, w którym nie dotrzyma terminu, będziesz mieć ustalenia, do których będziesz się mógł odwołać – często szefowie ten etap pomijają i tu jest źródło kolejnych nieporozumień (a o tym, jak konkretnie sformułować swoje oczekiwania i co zrobić, kiedy pracownicy kolejny raz nie przestrzegają Twoich poleceń, już pisałam w tym artykule).

Przekładając to na praktykę, zamiast powiedzieć: Zrób to do piątku, powiedz: Chcę/oczekuję/ważne jest dla mnie, żebyś to zrobił do piątku, do godz. 12. Czy możemy się tak umówić?

I to nie jest tak, że jak czasem słyszę, że „masz ich traktować jak dzieci” – nic z tych rzeczy, masz jasno mówić o swoich oczekiwaniach – to bardzo dorosła, asertywna postawa – nie zakładaj, że ktoś będzie czytał w Twoich myślach – nie będzie, nie zakładaj, że ktoś będzie rozumieć pojęcia tak samo jak Ty (np. napisać coś zrozumiałym językiem), nie zakładaj, że jak coś jest bardzo ważne dla Ciebie (jak np. terminowość), będzie to tak samo ważne dla innych – już bardziej prawdopodobne jest to, że dla innych będzie mieć to inną wagę.

Mów o swoich oczekiwaniach, o tym, jak bardzo coś jest dla Ciebie ważne, a jeśli coś niesie ze sobą negatywne emocje, np. niewywiązywanie się z ustaleń, też o tym powiedz, nazywaj to, co czujesz w komunikacie JA, np. zamiast: Denerwujesz mnie, kiedy…, powiedz: Denerwuje MNIE to, że kolejny raz nie dostarczyłeś mi raportu w terminie, chociaż potwierdziłeś, że to się nie powtórzy. Co proponujesz w tej sytuacji?

Przyglądaj się swoim ludziom, badaj ich styl komunikacji, jeśli to jest możliwe, sprawdzaj, czy i jak rozumieją Twoje polecenia, przyglądaj się im – ale z taką otwartością, potrzebą zrozumienia, dlaczego robią coś tak a nie inaczej (a niekoniecznie od razu dlatego, że są leniwi, że tacy dziś są młodzi etc.). Ludzie są różni, nie lepsi czy gorsi, są po prostu różni!

tla

fot. fixabay.com

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>